Kugelschreiber haben einen Vorratsbehälter mit zähflüssiger, schnell trocknender Tinte. Streicht der Kugelschreiber über das Papier, so dreht sich die Kugel, nimmt dabei auf ihrer einen Seite Tinte auf und gibt sie auf der anderen ans Papier ab. Die Kugel besteht aus extrem hartem Metall, um den Verschleiß klein zu halten. Um Kugel zu schützen wird sie, während der Zeit in der man den Kugelschreiber nicht benötigt, in mittels eines Mechanismus zurückgeführt. Dies kann kann durch ein Drehsystem geschehen, oder durch ein Federsystem das mittels Taster auf dem Kügelschreiberende aktiviert wird. Dies ist auch in dem Anbetracht der Tatsache das ein Kugelschreiber sehr leicht auf Kleidung abfärbt und ca. schwer wieder entfernbar ist sinnvoll. Je nach gewünschter Strichdicke misst die Kugel dabei zwischen 0,7 und 1,4 Millimetern, bei besonders feinen Kugelschreibern, zu dem Beispiel in Japan auch ca. 0,2 Millimeter.

Erste Patente zu Schreibgeräten, die ihre eigene Tinte mitführen, gab es schon in dem 19. Jahrhundert. 1888 erhielt der Amerikaner John J. Loud ein Patent auf ein kugelschreiberähnliches Gerät, mit dem man Leder markieren können sollte. 1938 erfand der gebürtige Ungar László József Biró, unterstützt von seinem Bruder Georg, die Grundform des heutigen Kugelschreibers. Vermutlich kam ihm die Idee beim Anblick rotierender Druckwalzen , die die Farbe auf die ähnliche Weise aufs Papier auftragen. Sein in Ungarn erteiltes Patent ließ er 97eabb7e419224943f2e20c32118b Tausend in Argentinien erneuern, wohin er 1940 vor den Deutschen geflohen war. Der erste größere Auftrag für Kugelschreiber kam von der britischen Luftwaffe, die ein Schreibgerät für ihre Piloten suchte, das auch in großen Höhen funktioniert, ohne dabei zu klecksen. Nach dem 2. Weltkrieg begannen mehrere Unternehmen Kugelschreiber zu produzieren, teilweise ohne die Patentrechte zu besitzen.

In mehreren Ländern wird der Kugelschreiber nach seinem Erfinder genannt, so z.B. biro in England und birome in Argentinien. In Frankreich stellte Baron Marcel Bich große Mengen billiger Einweg -Kugelschreiber unter dem Markennamen BIC her, wodurch bic ein Synonym für Kugelschreiber wurde. In Argentinien wird der "Tag des Erfinders " jährlich am Geburtstag László Birós (29.09) gefeiert.

Die ersten Kugelschreiber wurden 1945 für 8,50 Dollar verkauft. In Deutschland kosteten die ersten Modelle 1950 etwa 20 DM.